Se você já disse a famosa frase “ não me traga problemas, traga soluções”, eu te entendo. Resolver problemas consome energia e, não raramente, temos a sensação de passar o dia todo apagando incêndios. Caso você se reconheça neste cenário, saiba que você não está sozinho. Muitos gestores passam boa parte de seu tempo atuando na linha de frente, resolvendo demandas que chegam a todo momento via rádio, telefone e nas falas daqueles que encontram pelo caminho. Por este motivo, pode realmente parecer melhor pedir às pessoas que não tragam problemas.
Mas no pensamento lean a abordagem é diferente. Incentivamos as pessoas a trazerem problemas à tona pois entendemos que eles são verdadeiros tesouros; guardam oportunidades importantes de melhoria e de desenvolvimento de capacidades.
Para resolver problemas à maneira lean, porém, precisamos estar dispostos e preparados. Dispostos a discuti-los abertamente, eliminando nas pessoas o medo da culpa. Preparados com um bom método, evitando que as pessoas pulem direto para as soluções, antes de terem compreendido bem as suas causas. Esse é o trabalho da gestão lean: propiciar um ambiente onde os problemas sejam expostos, classificados, analisados e resolvidos por todos, em todos os níveis, do jeito certo.
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Estarmos dispostos e preparados evita que os problemas se tornem recorrentes e, utilizando a metáfora dos incêndios, que os focos continuem ativos, mesmo que depois de algum tempo de “dormência”.
O método lean de solução de problemas é simples e está fundamentado em algumas etapas, descritas abaixo.
1- Defina o problema
Problemas podem ser definidos como uma lacuna entre “onde eu estou” e ” onde eu gostaria de estar”. Quanto mais claramente conseguirmos definir o problema, melhor compreenderemos sua composição, o que possibilita atuar de forma eficaz sobre ele. Problemas vagos e complexos tendem a gerar soluções também vagas e complexas, com pouca efetividade. O primeiro passo, portanto, é sabermos: qual o problema a resolver? Por que agora?
2- Compreenda a Situação Atual
Precisamos de fatos e dados sobre o problema que estamos perseguindo, encontrar os problemas menores e mais específicos que compõe o problema maior. Existem ferramentas e técnicas lean como o Mapeamento do Fluxo de Valor, que nos permitem um olhar sistêmico para avaliar nossos fluxos de trabalho e informações, dando maior clareza sobre quanto conhecemos sobre o problema. Quanto ocorre? Onde Ocorre? Quando ocorre? Colete os dados e fatos com observações “in loco”, abandonando as preconcepções e vieses – os famosos vícios no olhar. Represente de maneira visual as etapas do processo (em amarelo), as métricas (em salmão) e os problemas que ocorrem em cada etapa (em rosa). Procure pelos desperdícios e divida o problema “macro” em problemas mais específicos.
3- Defina os objetivos
Objetivos lean precisam refletir “quanto do problema queremos resolver, em quanto tempo”. Essa definição é importante para traçarmos claramente o tamanho do desafio a ser enfrentado e com quais recursos essa jornada se dará. E a definição do objetivo específico só será possível depois de compreendermos bem a situação atual (etapa 2).
4 – Analise as causas (ou fatores críticos)
Uma vez compreendido o problema macro e os problemas mais específicos que o compõe, partimos para uma análise em profundidade das causas que levam ao problema, bem como os fatores críticos para sua ocorrência. Muitas vezes esta etapa é negligenciada pois temos a tendência de logo sair com “planos de ação”, sem estudar as origens dos problemas. Se endereçarmos corretamente as causas, o problema cessará. Conceitos úteis para esta etapa são a técnica dos 5 Por quês e o diagrama de espinha de peixe (Ishikawa), que correlaciona causas e efeito.
Diagrama de Ishikawa
5- Desenvolva Contramedidas/ projete a situação futura
Cada uma das causas ou fatores críticos precisa ser endereçada, ou seja, precisamos pensar sobre “o que” faremos para mitigá-las. No pensamento lean utilizamos a matriz de Esforço x Impacto para direcionar prioritariamente os recursos àquelas contramedidas que garantam o maior impacto possível com o menor esforço possível . Desta forma, podemos começar por onde teremos mais resultados , mais rapidamente. Pense em diversas possibilidades e depois selecione as mais inteligentes ou interessantes para serem priorizadas.
6- Plano de ação
Entendidas as formas de atacar as causas dos problemas (contramedidas), precisamos desenvolver um plano de “como” colocá-las em prática. Planos devem conter as ações, os responsáveis e os prazos de início e término.
7- Acompanhamento e próximos passos
Implementar pressupõe acompanhar de perto o que está acontecendo. Em que medida as ações geraram os resultados esperados? Como isso reflete nos indicadores e objetivos? Como está o status das ações do plano? Essas são algumas das questões que podemos abordar nesta etapa. Este acompanhamento é vital para tomarmos a decisão de padronizar aquilo que funcionou conforme o esperado ou, em caso de insucesso, retomar o planejamento para novos experimentos, indo por um caminho diferente.
Relação com o PDCA
Caso você tenha notado alguma semelhança com o ciclo PDCA (plan, do , check, act), você está certo. O método lean de solução de problemas é baseado em planejar (etapas 1 a 5), executar (etapa 6), verificar e agir (etapa 7). Perceba que um bom planejamento é fundamental e é nele que investimos a maior parte do esforço. Planejar bem faz com que a implementação tenha maior chance de sucesso.
Não espere!
Utilizando este método, você e sua equipe estarão mais preparados para resolver problemas do jeito lean. Seguir as etapas é fundamental para evitar conclusões ou ações precipitadas e de pouco efeito. Comece a praticar e melhore a cada nova oportunidade, incentivando as pessoas a trazerem, sim, os problemas! Mas certifique-se de que elas compreenderam bem as causas antes de trazer as soluções. Me traga os problemas e vamos resolvê-los juntos!
